После завершения процедуры подтверждения компетентности многие лаборатории внимательно изучают актуализированную область аккредитации (далее - ОА) только после завершения государственной услуги. Именно в этот момент иногда обнаруживается неприятная ситуация: из ОА- исчезли отдельные методики, объекты испытаний или показатели, которые ранее были включены в область и фактически используются лабораторией.
Подобная ошибка может существенно ограничить деятельность лаборатории, поэтому важно своевременно принять меры.
Почему это происходит?
Причины могут быть разными:
Независимо от причины, обнаруженную проблему не стоит оставлять без внимания.
Первые действия после обнаружения ошибки
Шаг 1. Проведите сверку документов.
Сравните:
Это позволит точно определить, какие методики, объекты или показатели были утрачены.
Шаг 2. Подготовьте подтверждающие материалы.
Для обращения потребуется собрать документы, подтверждающие наличие спорных позиций в области аккредитации до прохождения процедуры.
В качестве доказательств могут использоваться:
Шаг 3. Направьте обращение в Росаккредитацию.
В обращении рекомендуется указать:
Чем подробнее будет обоснована позиция лаборатории, тем проще будет рассмотреть обращение.
Шаг 4. Уведомите руководителя экспертной группы.
Дополнительно целесообразно направить копию обращения руководителю экспертной группы, участвовавшей в процедуре подтверждения компетентности. Это позволит оперативно довести информацию до всех заинтересованных участников процесса.
Шаг 5. Дождитесь официального решения.
После рассмотрения обращения Росаккредитация оценит представленные материалы и примет решение о возможности внесения изменений в область аккредитации. О результатах лаборатория будет уведомлена в установленном порядке.
Чего делать не следует.
При обнаружении пропущенных методик или показателей лаборатории не рекомендуется:
Если ошибка возникла на этапе подготовки документов самой лабораторией, ответственность за корректность представленных сведений остается за аккредитованным лицом.
Как избежать подобных ситуаций в будущем.
Практика показывает, что большинство подобных случаев можно предотвратить за счет дополнительного контроля.
Рекомендуется:
Вывод.
Если после подтверждения компетентности лаборатория обнаружила, что из ОА исчезли методики, объекты или показатели, действовать необходимо как можно быстрее. Своевременная подготовка документов и обращение в Росаккредитацию значительно повышают шансы на успешное решение вопроса и позволяют избежать ограничений в работе лаборатории.
Если вашей лаборатории требуется помощь в анализе ситуации, подготовке документов или сопровождении взаимодействия с Росаккредитацией, специалисты отдела консалтинга ЦК ЗНАНИЕ готовы оказать необходимую поддержку.
Подобная ошибка может существенно ограничить деятельность лаборатории, поэтому важно своевременно принять меры.
Почему это происходит?
Причины могут быть разными:
- при актуализации области аккредитации часть сведений была случайно исключена;
- возникли ошибки при формировании документов в Конфигураторе области аккредитации;
- документы не были перепроверены перед подачей или подписанием.
Независимо от причины, обнаруженную проблему не стоит оставлять без внимания.
Первые действия после обнаружения ошибки
Шаг 1. Проведите сверку документов.
Сравните:
- ранее действующую ОА;
- актуализированную ОА, поданную в рамках процедуры подтверждения компетентности;
- утвержденную по результатам процедуры ОА.
Это позволит точно определить, какие методики, объекты или показатели были утрачены.
Шаг 2. Подготовьте подтверждающие материалы.
Для обращения потребуется собрать документы, подтверждающие наличие спорных позиций в области аккредитации до прохождения процедуры.
В качестве доказательств могут использоваться:
- ранее утвержденная область аккредитации;
- документы, направленные в Росаккредитацию при подтверждении компетентности;
- переписка с экспертной группой или Росаккредитацией;
- иные документы, подтверждающие наличие соответствующих методик, объектов или показателей.
Шаг 3. Направьте обращение в Росаккредитацию.
В обращении рекомендуется указать:
- какие именно позиции отсутствуют в утвержденной области аккредитации;
- при каких обстоятельствах была выявлена проблема;
- просьбу рассмотреть вопрос о внесении корректировок;
- перечень прилагаемых подтверждающих документов.
Чем подробнее будет обоснована позиция лаборатории, тем проще будет рассмотреть обращение.
Шаг 4. Уведомите руководителя экспертной группы.
Дополнительно целесообразно направить копию обращения руководителю экспертной группы, участвовавшей в процедуре подтверждения компетентности. Это позволит оперативно довести информацию до всех заинтересованных участников процесса.
Шаг 5. Дождитесь официального решения.
После рассмотрения обращения Росаккредитация оценит представленные материалы и примет решение о возможности внесения изменений в область аккредитации. О результатах лаборатория будет уведомлена в установленном порядке.
Чего делать не следует.
При обнаружении пропущенных методик или показателей лаборатории не рекомендуется:
- пытаться восстановить их через процедуру расширения области аккредитации;
- откладывать решение вопроса до следующего подтверждения компетентности;
- направлять жалобы на экспертную группу без достаточных оснований.
Если ошибка возникла на этапе подготовки документов самой лабораторией, ответственность за корректность представленных сведений остается за аккредитованным лицом.
Как избежать подобных ситуаций в будущем.
Практика показывает, что большинство подобных случаев можно предотвратить за счет дополнительного контроля.
Рекомендуется:
- проводить обязательную сверку старой и новой версии ОА перед подачей документов;
- использовать чек-листы при актуализации области аккредитации;
- организовать двойную проверку документов несколькими сотрудниками.
Вывод.
Если после подтверждения компетентности лаборатория обнаружила, что из ОА исчезли методики, объекты или показатели, действовать необходимо как можно быстрее. Своевременная подготовка документов и обращение в Росаккредитацию значительно повышают шансы на успешное решение вопроса и позволяют избежать ограничений в работе лаборатории.
Если вашей лаборатории требуется помощь в анализе ситуации, подготовке документов или сопровождении взаимодействия с Росаккредитацией, специалисты отдела консалтинга ЦК ЗНАНИЕ готовы оказать необходимую поддержку.