Из области аккредитации пропали методики после подтверждения компетентности: порядок действий лаборатории.

После завершения процедуры подтверждения компетентности многие лаборатории внимательно изучают актуализированную область аккредитации (далее - ОА) только после завершения государственной услуги. Именно в этот момент иногда обнаруживается неприятная ситуация: из ОА- исчезли отдельные методики, объекты испытаний или показатели, которые ранее были включены в область и фактически используются лабораторией.

Подобная ошибка может существенно ограничить деятельность лаборатории, поэтому важно своевременно принять меры.

Почему это происходит?

Причины могут быть разными:

• при актуализации области аккредитации часть сведений была случайно исключена;
• возникли ошибки при формировании документов в Конфигураторе области аккредитации;
• документы не были перепроверены перед подачей или подписанием.

Независимо от причины, обнаруженную проблему не стоит оставлять без внимания.

Первые действия после обнаружения ошибки

Шаг 1. Проведите сверку документов.

Сравните:

• ранее действующую ОА;
• актуализированную ОА, поданную в рамках процедуры подтверждения компетентности;
• утвержденную по результатам процедуры ОА.

Это позволит точно определить, какие методики, объекты или показатели были утрачены.

Шаг 2. Подготовьте подтверждающие материалы.

Для обращения потребуется собрать документы, подтверждающие наличие спорных позиций в области аккредитации до прохождения процедуры.

В качестве доказательств могут использоваться:

• ранее утвержденная область аккредитации;
• документы, направленные в Росаккредитацию при подтверждении компетентности;
• переписка с экспертной группой или Росаккредитацией;
• иные документы, подтверждающие наличие соответствующих методик, объектов или показателей.

Шаг 3. Направьте обращение в Росаккредитацию.

В обращении рекомендуется указать:

• какие именно позиции отсутствуют в утвержденной области аккредитации;
• при каких обстоятельствах была выявлена проблема;
• просьбу рассмотреть вопрос о внесении корректировок;
• перечень прилагаемых подтверждающих документов.

Чем подробнее будет обоснована позиция лаборатории, тем проще будет рассмотреть обращение.

Шаг 4. Уведомите руководителя экспертной группы.

Дополнительно целесообразно направить копию обращения руководителю экспертной группы, участвовавшей в процедуре подтверждения компетентности. Это позволит оперативно довести информацию до всех заинтересованных участников процесса.

Шаг 5. Дождитесь официального решения.

После рассмотрения обращения Росаккредитация оценит представленные материалы и примет решение о возможности внесения изменений в область аккредитации. О результатах лаборатория будет уведомлена в установленном порядке.

Чего делать не следует.

При обнаружении пропущенных методик или показателей лаборатории не рекомендуется:

• пытаться восстановить их через процедуру расширения области аккредитации;
• откладывать решение вопроса до следующего подтверждения компетентности;
• направлять жалобы на экспертную группу без достаточных оснований.

Если ошибка возникла на этапе подготовки документов самой лабораторией, ответственность за корректность представленных сведений остается за аккредитованным лицом.

Как избежать подобных ситуаций в будущем.

Практика показывает, что большинство подобных случаев можно предотвратить за счет дополнительного контроля.

Рекомендуется:

• проводить обязательную сверку старой и новой версии ОА перед подачей документов;
• использовать чек-листы при актуализации области аккредитации;
• организовать двойную проверку документов несколькими сотрудниками.

Вывод.

Если после подтверждения компетентности лаборатория обнаружила, что из ОА исчезли методики, объекты или показатели, действовать необходимо как можно быстрее. Своевременная подготовка документов и обращение в Росаккредитацию значительно повышают шансы на успешное решение вопроса и позволяют избежать ограничений в работе лаборатории.

Если вашей лаборатории требуется помощь в анализе ситуации, подготовке документов или сопровождении взаимодействия с Росаккредитацией, специалисты отдела консалтинга ЦК ЗНАНИЕ готовы оказать необходимую поддержку.